¿Cuál contabilidad es más confiable? la manual o la sistematizada

En nuestro blog anterior, proporcionamos una lista de comprobación para la compra de un ordenador para su empresa y cómo puede añadir valor a su negocio. De hecho, es importante que todas las empresas -grandes o pequeñas- automaticen sus operaciones, dada la digitalización masiva que se está produciendo en todas partes. Dadas las evidentes ventajas, no sólo desde el punto de vista empresarial, sino también desde el punto de vista del GST, los propietarios de empresas de toda la India se inclinarán por la contabilidad, el inventario y el cumplimiento informatizados en los próximos días.

Sin embargo, ¿Cuánta empresas tienen hoy una contabilidad informatizada? Quizá sea más pertinente preguntarse cuántos empresarios se relacionan con la contabilidad, el lenguaje de los negocios. Al igual que la lengua es la columna vertebral de la comunicación, la contabilidad es la columna vertebral de la empresa. Al igual que utilizamos el lenguaje para comunicarnos con las personas que nos rodean, la contabilidad es el lenguaje básico utilizado para comunicar toda la información crucial que los propietarios, los directivos y los inversores necesitan para evaluar eficazmente los resultados financieros de una empresa. Desgraciadamente, los propietarios de las empresas suelen subestimar la importancia de la contabilidad y la consideran sólo "una actividad destinada al contable", mientras que el objetivo de la contabilidad es ayudar a las partes interesadas a tomar mejores decisiones empresariales proporcionándoles la información adecuada.

Los que valoran su dinero nunca querrán dirigir una organización o tomar una decisión de inversión sin información financiera precisa y oportuna. En otras palabras, cuestionar por qué es importante la contabilidad es como preguntar: "¿por qué te importa a dónde va tu dinero?".

Con esta perspectiva, se puede concluir que el paso preferido por las empresas ahora mismo es informatizar también su contabilidad, junto con el resto de sus operaciones comerciales. A continuación se enumeran razones por las que es necesario pasar de la contabilidad manual a la contabilidad informatizada.

¿Qué contabilidad es más fiable? la manual o la sistematizada

Velocidad

La principal diferencia entre los sistemas manuales y los informatizados es la velocidad. El software de contabilidad no sólo procesa los datos y crea informes mucho más rápido que los sistemas manuales, sino que también permite una entrada de datos más rápida. En general, la contabilidad informatizada ahorrará mucho tiempo, ya que permite cotejar e imprimir con rapidez y precisión documentos como facturas, órdenes de compra y nóminas.

Precisión

La contabilidad manual tradicional es un proceso tedioso que requiere que los contables dediquen gran cantidad de tiempo a comprobar matemáticamente los números de la información contable de la empresa. Simples errores, como transponer números o introducir información en la columna incorrecta, pueden crear errores importantes. Los sistemas contables informatizados permiten a los contables procesar más información que antes, creando informes financieros precisos. Debido a su eficacia y facilidad de uso, los sistemas de contabilidad informatizados también permiten mejorar el control de las existencias y el cobro de los pagos, lo que ahorra tiempo y mejora la tesorería. Los contables pueden dedicar menos tiempo a buscar errores y más a analizar la información para tomar decisiones.

Automatización

La contabilidad manual es mucho más tediosa que la informática. Tienes que sumar columnas con precisión, comprobar tu trabajo y escribir físicamente los números. Estas tareas rutinarias se gestionan eficazmente mediante sistemas informáticos, que actualizan los registros automáticamente y sobre la marcha. Todos los cálculos se realizan automáticamente en programas informáticos, lo que minimiza los errores y aumenta la eficacia.

Integración de la contabilidad con otros procesos empresariales

La contabilidad en sí misma no es una actividad aislada. Está interconectado con otros procesos empresariales, como las ventas, las compras, la banca, los impuestos, etc. En la contabilidad manual, en caso de que una transacción afecte a diferentes procesos, es necesario registrarla en varios lugares para garantizar que todos los libros relevantes se vean afectados. En la contabilidad informatizada, basta con introducir los datos una sola vez, y todos los procesos integrados están debidamente atendidos.

Comunicando

Con un sistema manual, puede llevar algún tiempo localizar la información de cada libro y compilarla en un informe. En el sistema de contabilidad manual, los datos deben ser agrupados, agregados y compilados para generar un informe específico. En el sistema manual, el análisis "¿Y si?" será tedioso. La contabilidad informatizada permite una rápida recuperación de los datos.