Contabilidad: ¿Cuándo se paga con cheque?

Los cheques son una forma de pago que los contables registran en el libro de cuentas por cobrar. Aunque puede registrar el pago inmediatamente después de recibirlo, habrá un lapso de tiempo entre el momento en que registra el pago y el momento en que el cheque es compensado por el banco y contabilizado en su cuenta. Los cheques también aparecen en el libro de cuentas por pagar a medida que usted paga sus propias facturas, con efectos similares en su saldo actual.

Pagos

Aunque las transferencias electrónicas y los procesos de pago por Internet son cada vez más habituales, muchas empresas siguen recurriendo a los cheques en papel para realizar los pagos. Los consumidores siguen confiando en el Servicio Postal de Estados Unidos para entregar los cheques mensuales a los acreedores. Los contables registran los importes en los libros correspondientes y suelen conservar los cheques en papel como prueba de pago. Los cheques se registran en sus extractos bancarios, que usted utiliza para conciliar sus cuentas corrientes cada mes.

Libere

Los cheques pendientes, tanto de pago como de cobro, suelen crear discrepancias en las cuentas de caja de su empresa. Los cheques que se ingresan el último día del mes, por ejemplo, no aparecen en los extractos bancarios de la empresa hasta algún momento de los primeros días del mes siguiente, lo que deja a su contable con un libro de cuentas desequilibrado. Los contables concilian esta diferencia con un asiento que recoge los cheques pendientes como una reducción del saldo por banco. Los cheques mensuales acaban creando un libro de cuentas equilibrado, por lo que las empresas no cierran sus libros de fin de año hasta el primero del nuevo año. Como empresario individual, puede optar por declarar un pago de fin de año en sus declaraciones de impuestos al año siguiente cuando se compense si el cheque se recibió como un pago por adelantado para el trabajo futuro, o puede incluir el pago en los ingresos corrientes del año.

Errores

A los contables les gusta tratar con cheques en papel porque proporcionan pruebas tangibles cuando aparecen errores en los extractos bancarios que no coinciden con los libros de su contable. Muchas empresas hacen copias de los cheques antes de depositarlos para verificar el error del banco o para encontrar los asientos contables incorrectos de la propia empresa. Los errores pueden provocar pesadillas contables cuando aparecen cargos por fondos insuficientes o los cargos por cheques sin fondos afectan a sus cuentas. Demostrando que el error fue culpa del banco, su contable puede conseguir que se eliminen los cargos injustificados de su extracto. Los errores cometidos por su propia cuenta suelen costarle dinero en comisiones y gastos por sobregiro.

Fondos insuficientes

Uno de los aspectos del uso de cheques para los pagos es que usted puede recibir un cheque de un cliente, depositar ese dinero de buena fe, y descubrir poco después que su cliente no tenía fondos suficientes en su cuenta para cubrir el pago. Llamado cheque NSF, el impago causa estragos en sus libros. Es probable que incurra en comisiones bancarias por depositar un cheque sin fondos y, a su vez, deberá repercutir esas comisiones a su cliente cuando intente cobrar. A diferencia de los pagos electrónicos o las tarjetas de crédito, los cheques son fáciles de extender cuando sus clientes necesitan más tiempo para pagar o no tienen intención de hacerlo. Su contable debería trabajar con usted para desarrollar políticas que eviten la emisión de cheques fraudulentos, pero si su negocio depende en gran medida de los pagos con cheque de los clientes, inevitablemente se encontrará con algún cheque sin fondos.